1. قسم القبول والتسجيل.

2. قسم الدراسة والامتحانات.

3. قسم النشاط والشؤون الطلابية.

4. قسم الخريجين.

1. قسم القبول والتسجيل:

المهام:-
– إعلان مواعيد القبول بالمعهد.
– فتح ملفات إدارية للطلبة الجدد وتسجيلهم وفقا لشروط القبول .
– استخراج تعريفات الطلبة وبطاقات الامتحانات وتسليمها للطلبة .
– تنفيذ آلية القبول وآلية التسجيل عن طريق إتمام الإجراءات المتعلقة بتسجيل وانتقال الطلاب وصرف ووقف وتجديد القيد لهم .
– إعداد قوائم بأسماء الطلبة اللذين لهم حق الدخول للامتحانات النهائية وتحديد أرقام جلوسهم وتحديد المواد التي لهم الحق في التقدم للامتحان فيها.
– الاشراف على معادلة المواد للطلبة المنتقلين من الجامعات الاخرى، وذلك بالتنسيق مع ) لجنة المعادلة ( وإحالة نتيجة المعادلة لقسم الدراسة والامتحانات .
– الإشراف على تفعيل مهام الإرشاد الأكاديمي.

2. قسم الدراسة والامتحانات:

يتولى قسم الدراسة والامتحانات الإشراف على البرامج المتعلقة بالامتحانات من خلال الوحدات التابعة له .
المهام:
– إعداد وتنظيم الجداول الدراسية وجداول الامتحانات النهائية وذلك بالتنسيق مع الأقسام والشعب العلمية ومكتب التقويم والقياس.
– الإشراف على تهيئة القاعات الدراسية.
– التنسيق مع الاقسام العلمية لمتابعة أعضاء هيئة التدريس في مدى تغطيتهم لمفردات المواد في كل فصل دراسي.
– التنسيق مع مكتب التقويم والقياس ومكتب الدراسة والامتحانات ورئيس القسم العلمي في انتقال الطلبة من تخصص لأخر.
– الإشراف العام على تطبيق لائحة الدراسة والامتحانات.
– الإشراف العام على سير الدراسة وأداء المحاضرين.
– فتح الملفات الأكاديمية للطلبة ومتابعتها.
– تحديد موعد بدء وإنهاء الدراسة مع مكتب التقويم والقياس.
– إدخال البيانات الخاصة بدرجات الطلبة في منظومة الدراسة والامتحانات .
– إعداد المعدل الفصلي والمعدل التراكمي لدراجات الطلبة في منظومة الدراسة والامتحانات.
– رصد نتائج الطلبة في الملف الأكاديمي لكل فصل دراسي والمحافظة على سريتها.
– إعداد الإفادات وكشف الدرجات.

3. قسم النشاط والشؤون الطلابية:

المهام:-
– تزويد طلبة المعهد الذين يرغبون في الدراسة في جامعات أخرى بالوثائق اللازمة وفق الآلية المعتمدة.
– تحديد القاعات المناسبة للمقررات بحسب طبيعة المقررات وأعداد الطلاب بتلك المقررات بالتنسيق مع رؤساء الأقسام.
– طباعة وتوزيع الجداول الدراسية على الطلبة في المواعيد المحددة وفق الآلية المعتمدة.
– إعلان الجداول النهائية في لوحات الإعلانات في المواعيد المحددة ووفق الآلية المعتمدة.
– تزويد الطلاب بنماذج إيقاف القيد ومعالجتها وفق الآلية المتعمدة.
– استيفاء متطلبات التخرج للطلاب المتوقع تخرجهم في كل فصل دراسي وفق الآلية المعتمدة.
– استقبال الاقتراحات والملاحظات من الطلبة بخصوص الخدمات التي تقدم لهم وإعداد تقرير بها وتضمينه الأفكار التطويرية.
– استلام نماذج معادلة المقررات من الطلاب ومعالجتها بالتنسيق مع الأقسام العلمية ووفق الآلية المتعمدة.
– تلقي الشكاوي من الطلاب والنظر فيه, وإطلاع إدارة المعهد بها بشكل دوري عن طريق مسجل المعهد.
– تنفيذ أي مهام أخرى تقع في نطاق التخصص.

– يختص قسم النشاط الطلابي بتنفيذ المجالات الثقافية
والأدبية والفنية والرياضية ،وتنظيم المهرجانات والمسابقات والمعارض ، واكتشاف وصقل المواهب لدي الطلبة وتعزيز روح الفريق والعمل الجماعي
بما يعطي قيمة مضافة للتحصيل العلمي
المهام:
– الإشراف على تنظيم البرامج الخاصة بالطلبة بما فيها النشاط الرياضي والثقافي.
– إحياء الحفلات والمناسبات القومية والدينية.
– تنظيم الزيارات الميدانية لبعض المؤسسات التي لها علاقة بتخصص المعهد.

4. قسم الخريجين:

المهام:-
– استلام نتائج الخريجين والاحتفاظ بها .
– استيفاء بيانات النماذج الخاصة بإفادات التخرج ، وكشف الدرجات.
– تسليم الإفادات وكشف الدرجات إلى أصحابها ، بعد اعتمادها من الجهات المختصة .
– إعداد كشوفات بأسماء الخريجين وتقديراتهم.
– الإشراف على تحديث دليل الخريجين لطلبة المعهد .